W przypadku transakcji handlowych między przedsiębiorcami, często występuje odroczony termin płatności, zwanym również kredytem kupieckim. W takich sytuacjach wystawia się fakturę przelewową, która jest dokumentem księgowym potwierdzającym transakcję kupna-sprzedaży. W tym artykule dowiemy się, czym jest faktura przelewowa, jak ją wystawić i jakie są jej podstawowe elementy.
Spis treści:
Czym jest faktura przelewowa?
Faktura przelewowa to dokument księgowy, który zawiera informacje dotyczące transakcji kupna-sprzedaży między przedsiębiorcami. Jest to powszechna praktyka w przypadku transakcji typu B2B (Business-to-Business), gdzie płatność następuje w późniejszym terminie, zwykle po 7 lub 14 dniach. Istnieją jednak sytuacje, w których termin płatności może wynosić nawet kilka miesięcy.
Warto zaznaczyć, że faktura przelewowa VAT może również służyć jako oficjalne potwierdzenie zawarcia umowy kupna-sprzedaży, zwłaszcza w przypadku braku formalnej umowy między stronami.
Jak wystawić fakturę przelewową?
Wystawianie faktury przelewowej jest zwykle łatwe dzięki dostępnym programom do fakturowania, takim jak Faktura Small Business i Faktura Small Business Handel. Te profesjonalne oprogramowania umożliwiają łatwe sporządzenie i wysłanie faktury przelewową w formie elektronicznej do kontrahenta.
Alternatywnie, można użyć arkusza kalkulacyjnego do ręcznego sporządzenia faktury. Jednak zaleca się korzystanie z programów do fakturowania, ponieważ automatyzują one pewne powtarzalne czynności, takie jak nadawanie unikalnego numeru faktury czy uzupełnianie danych odbiorcy na podstawie numeru NIP.
Elementy wystawianej faktury przelewowej
Podczas wystawiania faktury przelewowej należy pamiętać o kilku istotnych elementach. Chociaż nie istnieje jeden uniwersalny wzór faktury przelewowej, to istnieją pewne elementy obowiązkowe, których należy przestrzegać. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (VAT), faktura przelewowa powinna zawierać:
- Data wystawienia faktury.
- Data wykonania usługi lub dostawy towarów.
- Termin płatności.
- Unikalny numer identyfikujący fakturę.
- Dane sprzedawcy i nabywcy, w tym m.in. nazwę, adres, numer NIP.
- Opis sprzedanych towarów lub świadczonych usług.
- Kwotę netto, VAT i brutto.
- Stawkę VAT.
- Informacje o ewentualnych rabatach lub zniżkach.
- Dane dotyczące płatności, takie jak numer konta bankowego sprzedawcy.
Ważne jest, aby faktura przelewowa była czytelna i zawierała wszystkie powyższe informacje. Warto również pamiętać, że forma faktury nie jest istotna, o wiele ważniejsza jest treść dokumentu i zgodność z obowiązującymi przepisami.
Kiedy wystawić fakturę przelewową?
Zgodnie z ogólną zasadą, fakturę przelewową VAT należy wystawić nie później niż piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce transakcja. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły, na przykład w przypadku usług budowlanych, gdzie fakturę wystawia się w ciągu 30 dni od daty wykonania usługi. Dla pewnych sektorów, takich jak drukowanie książek, czas na wystawienie faktury może wynosić nawet 60 lub 90 dni.
Należy również pamiętać, że przedsiębiorcy zwolnieni z VAT również są zobowiązani do wystawiania faktur przelewowych od stycznia 2014 roku.
Podsumowanie
Faktura przelewowa jest ważnym dokumentem księgowym w transakcjach między przedsiębiorcami. Wystawianie jej wymaga odpowiednich narzędzi, takich jak programy do fakturowania, które ułatwiają proces tworzenia i wysyłki faktur w formie elektronicznej. Podczas wystawiania faktury należy przestrzegać obowiązkowych elementów, takich jak data wystawienia, termin płatności, unikalny numer identyfikujący dokument, dane sprzedawcy i nabywcy oraz opis sprzedawanych towarów lub świadczonych usług. Pamiętajmy, że forma faktury nie jest najważniejsza, liczy się przede wszystkim treść dokumentu i zgodność z obowiązującymi przepisami.
