W praktyce gospodarczej często zdarza się, że sprzedawca wymaga od nabywcy wpłaty określonej kwoty pieniężnej jako zabezpieczenia na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usług. Taka wpłata, nazywana zaliczką, stanowi część całkowitej ceny finalnej, którą nabywca będzie zobowiązany uiścić. Zaliczka ma na celu minimalizację ryzyka dla sprzedawcy, ale jednocześnie nie stanowi zabezpieczenia w przypadku odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze stron, ponieważ podlega zwrotowi.
Spis treści:
Różnica między zaliczką a zadatkiem
Warto zauważyć, że zaliczka często jest mylona z pojęciem zadatku. Zadatek nie stanowi części ceny, lecz jest formą zabezpieczenia transakcji, mającą na celu zapewnienie, że strony transakcji wywiążą się ze swoich zobowiązań. Otrzymanie zaliczki przez sprzedawcę powoduje natomiast powstanie obowiązku podatkowego z tytułu VAT, ponieważ zaliczka jest częścią ceny, którą sprzedawca otrzyma za dostarczenie towaru lub wykonanie usługi.
Faktura zaliczkowa – obowiązek wystawienia
Zgodnie z polskim prawem podatkowym, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową po otrzymaniu części zapłaty przed realizacją dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Wystawienie faktury zaliczkowej jest przewidziane w art. 106i ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). Termin wystawienia faktury zaliczkowej nie może być późniejszy niż 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedawca otrzymał część zapłaty od nabywcy.
Ujęcie faktury zaliczkowej w rozliczeniach podatkowych
W kontekście rozliczeń podatkowych istnieje różnica w ujęciu faktury zaliczkowej w podatku dochodowym i podatku VAT. Zgodnie z polskim prawem podatkowym, faktury zaliczkowe nie są ujmowane w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) ani jako koszt, ani jako przychód. Rozliczenie podatku dochodowego ma miejsce w momencie wystawienia/otrzymania faktury końcowej lub zakończenia świadczenia usługi lub dostawy towarów. Natomiast rozliczenie podatku VAT następuje w momencie zapłaty/otrzymania zaliczki.
W przypadku podatników prowadzących KPiR, faktura zaliczkowa nie jest traktowana jako koszt ani przychód, dopiero faktura końcowa jest ujęta w rozliczeniach. Natomiast w przypadku podatników, którzy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji VAT, faktura zaliczkowa jest ujmowana w rejestrze sprzedaży VAT, a faktura końcowa jest używana do dokonania pełnego rozliczenia podatku VAT.
Odliczenie podatku VAT z faktury zaliczkowej
W przypadku nabywcy, który jest zarejestrowany jako podatnik VAT, faktura zaliczkowa daje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych, czyli już w momencie otrzymania tej faktury. Prawo do odliczenia VAT z faktur zaliczkowych jest określone w art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. b ustawy o VAT. Nabywca może odliczyć podatek naliczony bez konieczności oczekiwania na dostawę towaru lub wykonanie usługi.
Jednakże, aby móc skorzystać z prawa do odliczenia VAT z faktury zaliczkowej, nabywca musi posiadać dokument potwierdzający dokonanie zapłaty, czyli fakturę zaliczkową. Fakturę zaliczkową można uwzględnić w rejestrze VAT, natomiast pełne rozliczenie podatku następuje dopiero przy użyciu faktury końcowej.
Przedwczesne wystawienie faktury zaliczkowej
W praktyce gospodarczej zdarza się, że sprzedawcy wystawiają faktury zaliczkowe jeszcze przed otrzymaniem zaliczki. W takim przypadku, zgodnie z art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT, faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dzień przed otrzymaniem całości lub części zapłaty. Jednakże, faktury zaliczkowe wystawione przed otrzymaniem zaliczki nie mogą stanowić podstawy do odliczenia VAT, jeśli nie został spełniony warunek materialny umożliwiający skorzystanie z prawa do odliczenia, czyli otrzymanie zaliczki.
W przypadku, gdy faktura zaliczkowa została wystawiona przedwcześnie, podatnik może odliczyć VAT z niej wynikający dopiero w rozliczeniu za okres, w którym dokonał wpłaty zaliczki.
Podsumowanie
W praktyce gospodarczej zaliczka jest powszechnie stosowana jako forma zabezpieczenia transakcji. Wystawienie faktury zaliczkowej jest obowiązkiem sprzedawcy i ma na celu potwierdzenie otrzymania części zapłaty przed realizacją dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Faktura zaliczkowa nie jest ujmowana jako koszt ani przychód w rozliczeniach podatkowych, natomiast faktura końcowa jest używana do pełnego rozliczenia podatku dochodowego i VAT. Nabywca może odliczyć VAT z faktury zaliczkowej na zasadach ogólnych, ale warunkiem koniecznym jest posiadanie dokumentu potwierdzającego dokonanie zapłaty. Przedwczesne wystawienie faktury zaliczkowej może skutkować niemożliwością odliczenia VAT, jeśli nie został spełniony warunek materialny umożliwiający skorzystanie z tego prawa.
Warto pamiętać, że każda sytuacja może mieć swoje szczególne okoliczności, dlatego zawsze warto skonsultować się z ekspertem podatkowym lub księgowym, aby uzyskać dokładne i indywidualne informacje na temat zaliczek i faktur zaliczkowych.
