W prowadzeniu ksiąg rachunkowych istnieje konieczność dokładnego sprawdzenia i zakwalifikowania dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych. Ten proces, znany jako dekretacja, jest niezwykle istotny dla zapewnienia rzetelności i kompletności danych księgowych. W niniejszym artykule omówimy, czym jest dekretacja dokumentów księgowych, jakie są jej podstawy prawne oraz jakie są metody dekretacji.
Spis treści:
Podstawy prawne dekretacji dokumentów księgowych
Zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. Przepisy te precyzują również, jakie informacje powinny być zawarte w dowodach księgowych. Wśród nich znajdują się: rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny, informacje dotyczące stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, data dokonania operacji, podpis wystawcy dowodu oraz osoby odpowiedzialnej za dekretację.
Dodatkowo, zgodnie z art. 21 ust. 1a Ustawy o rachunkowości, dekretacja dokumentów księgowych nie jest obowiązkowa wprost na dowodzie księgowym, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. W przypadku korzystania z systemu komputerowego, który generuje wydruk dekretu zawierający wszystkie niezbędne informacje, nie ma konieczności ręcznego dekretowania dowodów księgowych.
Rodzaje dekretów w księgach rachunkowych
W księgach rachunkowych występuje kilka rodzajów dekretów, które mają różne funkcje. Klasyfikacja dekretów księgowych obejmuje dekrety zbiorcze, dekrety korygujące, dekrety zastępcze oraz dekrety rozliczeniowe.
Dekrety zbiorcze są stosowane, gdy w jednym dowodzie zbiorczym zawarte są różne zapisy księgowe. Dekrety korygujące mają na celu poprawę już istniejących treści w dowodach księgowych. Dekrety zastępcze są używane do czasu wpływu zewnętrznego dokumentu stanowiącego dowód źródłowy. Natomiast dekrety rozliczeniowe przedstawiają już dokonane zapisy w oparciu o nowe kryteria.
Przebieg dekretacji dokumentów księgowych
Przebieg procesu dekretacji dokumentów księgowych może różnić się w zależności od wewnętrznych ustaleń danej jednostki. Przed zaksięgowaniem dowodu, konieczne jest jego formalne, merytoryczne i rachunkowe sprawdzenie. Osoba odpowiedzialna za dekretację musi upewnić się, czy operacja gospodarcza faktycznie miała miejsce, czy obliczenia na dokumencie są poprawne oraz czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych.
Potwierdzeniem prawdziwości dokumentu księgowego jest adekwatna adnotacja z podpisem osoby upoważnionej. Jeśli zostaną znalezione jakiekolwiek nieprawidłowości lub błędy, konieczna jest korekta dokumentów. Kontrola merytoryczna obejmuje również analizę poprawności dokumentów oraz opisanie operacji gospodarczych, jeśli nie zostało to wcześniej zrobione. Kontrola magazynowa jest także istotna, aby potwierdzić zgodność stanu rzeczy z dokumentami.
Elementy dekretacji księgowej w firmie
Podstawą do tworzenia dekretów księgowych są dokumenty potwierdzające przeprowadzoną operację gospodarczą. Mogą to być dowody księgowe zewnętrzne obce, dowody księgowe zewnętrzne własne oraz dowody księgowe wewnętrzne.
Dowody księgowe zewnętrzne obce pochodzą od kontrahentów firmy. Dowody księgowe zewnętrzne własne obejmują faktury, paragony i noty księgowe przekazane klientom. Natomiast dowody księgowe wewnętrzne dotyczą zdarzeń wewnątrz jednostki, takich jak listy płac, delegacje czy polecenia księgowania.
Dowód księgowy powinien zawierać określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, nazwy stron dokonujących operacji gospodarczej, opis i wartość operacji, datę operacji, podpis wystawcy dowodu oraz osoby odpowiedzialnej za dekretację. Dowody księgowe są numerowane w sposób jednolity lub grupowy, zależnie od preferencji jednostki.
Techniki dokumentowania zapisów księgowych
Dekretacja dokumentów księgowych może odbywać się zarówno ręcznie, jak i elektronicznie. W przypadku ręcznej dekretacji często korzysta się z gotowych pieczątek, które ułatwiają proces. Natomiast przy dekretacji elektronicznej, większość czynności jest automatyczna, a wydruk dekretu zawierający wszystkie niezbędne informacje może być dołączony do dokumentu źródłowego.
Technika dokumentowania zapisów księgowych powinna być zgodna z polityką rachunkowości obowiązującą w danej jednostce. Decyzję dotyczącą sposobu dekretacji podejmuje kierownik jednostki, uwzględniając preferencje i potrzeby firmy.
Przechowywanie dokumentów księgowych
Po dokonaniu dekretacji dokumentów księgowych, niezwykle istotne jest prawidłowe ich przechowywanie. Dokumenty powinny być przechowywane zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Przechowywanie dokumentów księgowych jest niezbędne do zachowania ich jako dowodów na działalność firmy oraz w przypadku kontroli podatkowej.
Dokumenty księgowe powinny być przechowywane zgodnie z chronologią, dzieląc je na miesiące i typy kosztów. Przechowywanie dokumentów jest również wymagane w celu audytu finansowego i zapewnienia przejrzystości i zgodności z przepisami prawa.
Podsumowanie
Dekretacja dokumentów księgowych jest nieodłącznym elementem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Poprzez proces dekretacji zapewniamy rzetelność, kompletność i zgodność danych księgowych. Podstawy prawne dekretacji są precyzyjnie określone w ustawie o rachunkowości. W zależności od preferencji i technologii stosowanej w jednostce, dekretacja może odbywać się zarówno ręcznie, jak i elektronicznie. Przechowywanie dokumentów księgowych jest kluczowe dla zapewnienia przejrzystości i zgodności z przepisami prawa. Prawidłowo przeprowadzona dekretacja dokumentów księgowych jest nieodzowna dla prawidłowego funkcjonowania firmy i zapewnienia jej wiarygodności finansowej.
