W dzisiejszych czasach coraz więcej procesów administracyjnych przenosi się na platformy elektroniczne, a zamówienia publiczne nie są wyjątkiem. Elektroniczne zamówienia publiczne, znane również jako e-zamówienia, są platformą, która umożliwia efektywne, ujednolicone i zelektronizowane udzielanie zamówień publicznych w Polsce. Dzięki e-zamówieniom procesy związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego stają się prostsze i bardziej efektywne.
Spis treści:
Formy udzielenia zamówienia
Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się zazwyczaj pisemnie, w języku polskim. Jednak w uprawnionych przypadkach zamawiający może dopuścić możliwość składania wniosków, ofert i innych dokumentów w innym języku, na przykład w języku powszechnie używanym w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.
Niezależnie od języka, postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego powinno być prowadzone w sposób pisemny i bezstronny. Oznacza to, że wszystkie działania i informacje związane z postępowaniem muszą być udokumentowane. Wyjaśnienia dotyczące treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) nie mogą być udzielane ustnie, aby zapewnić przejrzystość i dokumentację procesu.
Elektroniczne zamówienia publiczne – zasady
Zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub w konkursie oraz oświadczenie należy składać w formie elektronicznej. Natomiast w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne, oferty, wnioski i oświadczenia można składać w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Ważne jest, aby wszystkie przekazywanie ofert, wniosków i innych dokumentów odbywało się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, które zapewniają integralność, autentyczność, nienaruszalność danych i poufność informacji. Zamawiający musi również wskazać w ogłoszeniu informacje dotyczące środków komunikacji elektronicznej, które będą używane w procesie komunikacji z wykonawcami lub uczestnikami konkursu.
Platforma e-Zamówienia pełni rolę narzędzia służącego do zamieszczania informacji i przechowywania dokumentów. Ważne jest, aby odróżniać format oferty od środka komunikacji elektronicznej. Format oferty odnosi się do postaci elektronicznej dokumentu, natomiast środek komunikacji elektronicznej to platforma lub system, który umożliwia przesyłanie i przechowywanie informacji.
Aby zachować wymaganą formę elektroniczną, konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i podpisanie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tylko taki podpis zapewnia równoważność formy elektronicznej z formą pisemną. Brak właściwego podpisu elektronicznego skutkuje odrzuceniem oferty, ponieważ nie spełnia ona wymogów formy elektronicznej określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
Projekt e-Zamówienia
W ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020, Urząd Zamówień Publicznych wraz z Ministerstwem Cyfryzacji zrealizował projekt e-Zamówienia. Celem projektu było wdrożenie Platformy e-Zamówienia, która zapewni kompletność i spójność informacji dotyczących rynku zamówień publicznych w Polsce.
Projekt e-Zamówienia miał na celu ułatwienie i skrócenie procesu udzielania zamówień publicznych, zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. Dodatkowo, projekt miał na celu zwiększenie dostępu do informacji dla wykonawców oraz dostarczenie narzędzi analitycznych i raportowych.
Realizacja projektu e-Zamówienia odbywała się w latach 2019-2022, a zaangażowane strony to Urząd Zamówień Publicznych, Ministerstwo Cyfryzacji, Pentacomp Systemy Informatyczne S.A. oraz SOFTIQ Sp. z o.o.
Cele projektu e-Zamówienia
Głównym celem projektu e-Zamówienia było zapewnienie efektywnego, ujednoliconego i zelektronizowanego procesu udzielania zamówień publicznych w Polsce. Projekt miał na celu ułatwienie i skrócenie przebiegu czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego oraz zwiększenie dostępu do informacji dla wykonawców. Dodatkowo, projekt miał dostarczyć narzędzi analitycznych i raportowych, które wspomogą procesy decyzyjne w zakresie zamówień publicznych.
W ramach projektu e-Zamówienia przewidziano realizację kilku celów szczegółowych:
- Udostępnienie ustandaryzowanych procedur w zakresie przygotowywania dokumentów zamówienia, co przyczyni się do ujednolicenia stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych.
- Udostępnienie wykonawcom narzędzi do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
- Optymalizacja usługi składania rocznego sprawozdania przez zamawiających.
- Możliwość efektywnego wyszukiwania informacji oraz monitorowania procesu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Zakres projektu e-Zamówienia
Realizacja projektu e-Zamówienia obejmowała kilka kluczowych elementów:
- Budowa Platformy e-Zamówienia, która umożliwiała udostępnianie e-usług w fazie pre-award procesu udzielania zamówienia publicznego.
- Stworzenie i udostępnienie API, które integrowało usługi i dane z innymi systemami.
- Implementacja formularzy dokumentów, co przyczyniło się do ujednolicenia i standaryzacji dokumentacji.
Dzięki realizacji projektu e-Zamówienia, uczestnicy postępowań o udzielenie zamówienia mieli możliwość składania i otwierania ofert, komunikacji elektronicznej oraz wymiany informacji na Platformie e-Zamówienia na każdym etapie procesu. Projekt przyczynił się do udostępnienia nowych usług elektronicznych, a także do poprawy funkcjonalności istniejących usług związanych z zamówieniami publicznymi.
Rezultaty projektu e-Zamówienia
Realizacja projektu e-Zamówienia przyniosła wiele korzyści i rezultatów:
- Zwiększenie zaawansowania elektronizacji procesów związanych z zamówieniami publicznymi.
- Skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie ogłoszeń, dokumentów zamówienia oraz ich aktualizację.
- Minimalizacja błędów o charakterze formalnym i zapewnienie kompletności wymaganych danych.
- Zgodność dokumentów z aktualnym stanem prawnym.
- Natychmiastowy dostęp do kompletnych danych dotyczących rynku zamówień publicznych.
- Możliwość ponownego wykorzystania raz wprowadzonych danych.
- Skrócenie czasu przygotowania ogłoszeń do Biuletynu Zamówień Publicznych i Suplementu do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej poprzez automatyczną publikację w TED na podstawie wprowadzonych danych.
- Zmniejszenie obciążeń zamawiających związanych z wypełnieniem ustawowego obowiązku.
Projekt e-Zamówienia przyczynił się do usprawnienia procesów związanych z zamówieniami publicznymi w Polsce, zapewniając bardziej efektywne i transparentne udzielanie zamówień oraz zwiększając dostęp do informacji dla wykonawców. Platforma e-Zamówienia stała się nieodłącznym narzędziem dla wszystkich stron zaangażowanych w procesy zamówień publicznych.
