Kiedy prowadzimy nowoczesną firmę, nieuniknionym staje się zakup oprogramowania. Jednak księgowanie tego rodzaju wydatków może być czasami nieintuicyjne. Warto więc zrozumieć, jak prawidłowo rozliczać zakup oprogramowania, aby uniknąć błędów i komplikacji. W tym artykule przedstawimy wszystko, co musisz wiedzieć na ten temat.
Spis treści:
Czym są wartości niematerialne i prawne?
Aby zrozumieć, jak rozliczać zakup oprogramowania, warto najpierw zapoznać się z pojęciem wartości niematerialnych i prawnych (WNiP). Wartości niematerialne i prawne to aktywa trwałe, które są przeznaczone do użytku gospodarczego przez okres dłuższy niż rok. Przykłady takich wartości to autorskie prawa majątkowe, licencje, patenty, know-how, prawa do wynalazków, znaki towarowe, wzory użytkowe oraz zdobnicze oraz nabyta wartość firmy.
Czy zakup oprogramowania jest wartością niematerialną i prawną?
Choć ustawowe wyliczenia wartości niematerialnych i prawnych nie obejmują bezpośrednio oprogramowania komputerowego, należy pamiętać, że ustawa wymienia tylko przykłady, a nie wyczerpujący katalog. Oznacza to, że zakup oprogramowania może być rozliczany jako wartość niematerialna i prawna, jeśli spełnia kryteria tej kategorii.
Zakup oprogramowania może być traktowany jako nabycie autorskich praw majątkowych do programu lub licencji na jego użytkowanie. Istotne jest, aby oprogramowanie miało charakter autorski i aby zostało nabyte od innego podmiotu.
Kiedy zakup oprogramowania nie jest wartością niematerialną i prawną?
Zdarzają się sytuacje, kiedy zakup oprogramowania nie może być traktowany jako wartość niematerialna i prawna. Przykładem takiej sytuacji jest zakup oprogramowania wraz z nabyciem komputera. W takim przypadku oprogramowanie liczone jest jako element zestawu komputerowego i rozliczane jako nabycie środka trwałego.
Kolejnym wyjątkiem jest sytuacja, gdy oprogramowanie zostało napisane przez pracownika firmy w ramach obowiązków służbowych. W takim przypadku nie można traktować tego oprogramowania jako wartości niematerialnej i prawnej, ponieważ autorskie prawa majątkowe przysługują pracodawcy.
Jak księgować zakup oprogramowania?
Przechodząc do praktycznej strony księgowania zakupu oprogramowania, warto znać zasady dotyczące rejestracji takiego wydatku w ewidencji. Zakup oprogramowania powinien zostać odnotowany w ewidencji środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. W ewidencji należy uwzględnić takie informacje jak data nabycia, data przyjęcia do użytkowania, dokument potwierdzający nabycie, wartość początkowa oraz stawkę amortyzacyjną.
Amortyzacja oprogramowania powinna być zapisywana jako koszt w księgach rachunkowych firmy. W zależności od przewidywanego okresu użytkowania oprogramowania, amortyzacja może być rozłożona na kilka lat.
Kiedy dokonać zapisu wartości niematerialnych i prawnych?
Zgodnie z przepisami, wartości niematerialne i prawne powinny zostać zapisane w ewidencji najpóźniej w miesiącu, w którym zostaną przekazane do użytkowania. Wartości niematerialne i prawne powinny być również weryfikowane i ewentualnie aktualizowane na bieżąco, aby odzwierciedlać rzeczywistą wartość tych aktywów.
Podsumowanie
Zakup oprogramowania w firmie może być rozliczany jako wartość niematerialna i prawna, jeśli spełnia kryteria takiej kategorii. Księgowanie takiego wydatku wymaga uwzględnienia odpowiednich informacji w ewidencji środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. Pamiętaj o prawidłowym zapisaniu dat nabycia i przyjęcia do użytkowania, dokumentów potwierdzających nabycie oraz wartości początkowej. Przestrzeganie tych zasad pozwoli na prawidłowe rozliczenie zakupu oprogramowania i uniknięcie problemów księgowych.
