Pracownik, który kończy swoje zatrudnienie, musi zostać wyrejestrowany z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Prawidłowe wyrejestrowanie pracownika jest ważne zarówno dla pracodawcy, jak i dla samego pracownika. W niniejszym artykule omówimy, jak poprawnie wyrejestrować pracownika z ZUS, jakie kody wybrać, oraz jakie są przyczyny i terminy związane z tym procesem.
Spis treści:
Jak wyrejestrować pracownika z ZUS?
Pracodawca, który zamierza wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń społecznych, musi wypełnić odpowiedni formularz ZUS ZWUA. Jeśli przyczyną wyrejestrowania jest ustanie tytułu do ubezpieczeń, pracodawca powinien również wyrejestrować członków rodziny pracownika poprzez wypełnienie formularza ZUS ZCNA.
Warto zaznaczyć, że formularz ZUS ZWUA ma zastosowanie nie tylko do wyrejestrowania pracownika z ZUS, ale również do innych celów. Może być używany do skorygowania danych dotyczących wyrejestrowania pracownika, np. błędów w numerze PESEL, nieprawidłowej daty lub niepoprawnego kodu. Ponadto, formularz ZUS ZWUA jest również stosowany do wyrejestrowania osoby ubezpieczonej, która została zgłoszona z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia lub rodzajami ubezpieczeń. Po takim wyrejestrowaniu konieczne jest ponowne złożenie deklaracji zgłoszeniowej bez błędów.
Kiedy wyrejestrować pracownika z ZUS?
Zgodnie z art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, pracodawca (płatnik składek) powinien złożyć deklarację ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od powstania zmiany. Jeśli chodzi o wyrejestrowanie pracownika zwolnionego z ZUS, ten okres odliczamy od dnia następującego po ostatnim dniu zatrudnienia. Warto zauważyć, że formularz ZUS ZWUA powinien zawierać datę wyrejestrowania, która zwykle jest wcześniejsza od daty złożenia deklaracji i wynosi dzień po ostatnim dniu zatrudnienia.
Przykład
Przyjrzyjmy się przykładowej sytuacji. Pracodawca wypowiedział umowę o pracę na czas określony, zachowując okres wypowiedzenia wynoszący 3 miesiące. Pracownik otrzymał wypowiedzenie 31 sierpnia, co oznacza, że jego zatrudnienie zakończy się 30 listopada. W takim przypadku, jako datę wyrejestrowania pracownika z ZUS przyjmuje się 1 grudnia. Pracodawca musi złożyć deklarację ZUS ZWUA do 8 grudnia, uwzględniając w tym terminie dni wolne, w tym również święta.
Ważne jest, aby pracownik (osoba ubezpieczona) nie próbował samodzielnie wyrejestrować się z systemu ubezpieczeń społecznych, nawet jeśli wystąpiły błędy w zgłoszeniu do ZUS. Tylko pracodawca (płatnik składek) ma uprawnienia do wyrejestrowania pracownika lub skorygowania błędów. Jeśli pracownik jest pewien, że nie jest prawidłowo rozliczany, może złożyć deklarację US-8. ZUS ma prawo do korekty błędów bez interwencji pracodawcy lub do wezwania płatnika składek do ponownego złożenia deklaracji.
Z jaką datą wyrejestrować pracownika z ubezpieczenia społecznego?
Data wyrejestrowania pracownika może być zbieżna z datą złożenia deklaracji ZUS ZWUA, ale niekoniecznie, zwłaszcza jeśli pracodawca wysyła deklarację kilka dni po rozstaniu się z pracownikiem. Jeśli strony umowy o pracę rozstają się z zachowaniem okresu wypowiedzenia, dzień wyrejestrowania pracownika z ZUS będzie następnym dniem po ostatnim dniu zatrudnienia. W takim przypadku pracownik traci tytuł do ubezpieczeń, niezależnie od tego, czy jest to dzień wolny od pracy w firmie (np. sobota, niedziela) czy święto (np. 1 listopada).
Przykład
Pracownik rozwiązał umowę o pracę z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia. Ostatni dzień okresu wypowiedzenia przypada na 31 października. Płatnik składek musiał wyrejestrować osobę ubezpieczoną do 8 listopada. W takim przypadku, należy złożyć deklarację ZUS ZWUA z datą wyrejestrowania pracownika jako 1 listopada.
Podsumowując, prawidłowe wyrejestrowanie pracownika z ZUS jest ważnym krokiem po zakończeniu zatrudnienia. Pracodawca musi wypełnić formularz ZUS ZWUA i złożyć go w ciągu 7 dni od daty wygaśnięcia tytułu ubezpieczeń społecznych. Ważne jest również określenie poprawnej daty wyrejestrowania pracownika, która zależy od terminu złożenia deklaracji oraz zachowania okresu wypowiedzenia. Pamiętaj, że to pracodawca ma uprawnienia do wyrejestrowania pracownika z ZUS i skorygowania ewentualnych błędów.
