W prowadzeniu działalności gospodarczej nieodzowne jest wystawianie różnych dokumentów sprzedaży, takich jak rachunek, paragon i faktura. Choć na pierwszy rzut oka mogą się wydawać do siebie podobne, mają one swoje własne zasady i strukturę. W tym artykule przedstawimy wszystkie trzy dokumenty, omówimy ich znaczenie, różnice oraz zasady wystawiania.
Spis treści:
Rachunek – kiedy go stosować?
Rachunek jest jednym z dokumentów, którym przedsiębiorcy posługują się do ewidencjonowania sprzedaży towarów lub usług. Dawniej wystawiany przede wszystkim przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT, obecnie ma szersze zastosowanie.
Przedsiębiorcy, którzy nie są zobligowani do wystawiania faktur, tak jak na przykład artyści, pisarze, trenerzy czy osoby wykonujące umowę o dzieło lub umowę zlecenie, mogą wystawiać rachunki. Warto jednak zaznaczyć, że to konsument ma prawo żądać wystawienia rachunku zamiast faktury VAT. W takim przypadku sprzedawca musi zrealizować to żądanie w terminie 7 dni od jego zgłoszenia.
Rachunek powinien zawierać dane dotyczące sprzedawcy i kupującego, datę wystawienia, numer rachunku, opis sprzedanych towarów lub wykonanych usług oraz cenę jednostkową i łączną sumę należności.
Paragon – co powinien zawierać?
Paragon fiskalny jest dokumentem, który najczęściej spotykamy w przypadku zakupów dokonywanych przez osoby fizyczne. Jest to wydruk kasowy, który musi spełniać określone warunki, aby mógł być uznany za fakturę uproszczoną.
Na paragonie fiskalnym powinien znajdować się numer identyfikacji podatkowej (NIP), dane pozwalające na obliczenie kwoty podatku VAT, cena za nabyte towary lub usługi oraz informacje o ewentualnych rabatach i odliczeniach. Paragon uproszczony może być wystawiony, jeśli wartość transakcji brutto nie przekracza 450 zł lub równowartości 100 euro.
Warto pamiętać, że paragon nie może być wystawiony dla sprzedaży wysyłkowej, wewnątrzwspólnotowej dostawy usług ani w przypadku świadczenia usług na rzecz kontrahenta z UE.
Faktura – obowiązek jej wystawiania
Faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów sprzedaży, który musi być wystawiany przez każdego czynnego podatnika VAT na rzecz innego podatnika. Wystawienie faktury nie jest jednak wymagane w przypadku, gdy sprzedaż jest zwolniona z VAT.
Faktura VAT powinna zawierać dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury, datę sprzedaży, opis towarów lub usług, cenę jednostkową, wartość netto, stawkę podatku VAT oraz wartość brutto. Wystawienie faktury jest obowiązkowe, jeśli nabywca zgłosi takie żądanie w terminie 3 miesięcy od zakończenia miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.
W przypadku sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, sprzedawca może wystawić paragon sprzedaży. Jednak na żądanie nabywcy, nawet jeśli nie jest on przedsiębiorcą, sprzedawca musi wystawić fakturę sprzedaży.
Podsumowanie
W prowadzeniu działalności gospodarczej ważne jest dokładne rozróżnienie między rachunkiem, paragonem i fakturą. Każdy z tych dokumentów ma swoje własne zasady wystawiania oraz określone elementy, które muszą się na nich znaleźć. Rachunek jest stosowany przede wszystkim przez osoby zwolnione z VAT, podczas gdy paragon jest najczęściej spotykany w przypadku sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych. Faktura VAT natomiast jest podstawowym dokumentem sprzedaży, który musi być wystawiany przez czynnych podatników VAT. Pamiętajmy o obowiązku wystawienia odpowiedniego dokumentu w zależności od rodzaju transakcji i oczekiwań nabywcy.
