Urząd jest dla ludzi, czy ludzie dla urzędu? To pytanie, które przez lata prowokowało dyskusje o biurokratycznej sztywności, znalazło odpowiedź w najnowszych reformach rządowych. Od 25 kwietnia 2025 roku wchodzi w życie rozporządzenie prezesa Rady Ministrów, które likwiduje sztywne godziny pracy urzędów od 8:15 do 16:15. Nowe przepisy wprowadzają elastyczne ramy czasowe: instytucje będą mogły rozpoczynać działalność między 7:00 a 10:00, a co najmniej raz w tygodniu obowiązkowo pozostaną otwarte do godziny 18:00. Zmiany obejmą 2 479 gmin, 314 powiatów i 16 województw, a także urzędy skarbowe, ZUS oraz inspekcje podległe ministerstwom.
| To musisz wiedzieć | |
|---|---|
| Kiedy wejdą w życie elastyczne godziny pracy urzędów? | Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 25 kwietnia 2025 roku. |
| Czy urzędy będą otwarte do godziny 18:00? | Tak, co najmniej raz w tygodniu każde urzędy będą otwarte do godziny 18:00. |
| Jakie korzyści przyniesie cyfryzacja i elastyczne godziny pracy? | Cyfryzacja i elastyczność skrócą czas obsługi o niemal połowę i ułatwią dostęp do usług bez konieczności brania wolnego. |
Spis treści:
Najważniejsze Fakty: Administracja w trybie elastycznym
Kluczowym elementem reformy jest obowiązkowa ośmiogodzinna praca urzędów od poniedziałku do piątku przy jednoczesnym zapewnieniu dostępu do usług administracyjnych w godzinach popołudniowych. Kierownicy placówek zyskają autonomię w ustalaniu harmonogramów, pod warunkiem spełnienia dwóch kryteriów: najwcześniejsze otwarcie o godzinie 7:00 (zamknięcie o 15:00) lub najpóźniejsze zamknięcie o godzinie 18:00 (przy rozpoczęciu pracy o godzinie 10:00). Takie elastyczne godziny pracy urzędów pozwolą lepiej dopasować się do potrzeb obywateli.
Według danych Ministerstwa Cyfryzacji, obecnie jedynie około 30% urzędów korzysta z elektronicznego zarządzania dokumentami. W ramach reformy planowane jest przejście na system EZD RP przez około dwa tysiące placówek do końca 2026 roku. Oczekiwane oszczędności z tego tytułu wyniosą blisko 194 miliony złotych rocznie dzięki zmniejszeniu kosztów druku oraz archiwizacji dokumentów.
Jan Grabiec, szef Kancelarii Premiera i główny architekt reformy, podkreśla znaczenie zmian słowami: „Era urzędów zamykających drzwi o godzinie szesnastej odchodzi do historii. Chcemy, by administracja dostosowała się do potrzeb obywateli, a nie odwrotnie”. Jego wypowiedź wyraźnie wskazuje na cel reformy – zwiększenie dostępności usług publicznych poprzez elastyczne godziny pracy urzędów.
Kontekst: Od sztywnych ram do nowoczesnej elastyczności
Tradycyjny model pracy urzędów w Polsce opierał się na stałych godzinach od około 8:15 do 16:15. Taki system często kolidował z czasem pracy wielu obywateli, zmuszając ich do brania urlopu lub zwolnień na załatwienie nawet prostych spraw administracyjnych. Wprowadzenie elastycznych godzin pracy urzędów to odpowiedź na rosnące oczekiwania społeczne oraz zmieniający się rynek pracy.
Na arenie międzynarodowej podobne rozwiązania stają się normą. W Unii Europejskiej aż 84% pracowników sektora publicznego deklaruje pozytywny wpływ elastycznych form zatrudnienia na efektywność i satysfakcję z pracy. W Polsce przed pandemią COVID-19 jedynie nieliczne duże miasta eksperymentowały z wydłużonymi godzinami otwarcia urzędów.
Okres pandemii przyspieszył proces zmian – tymczasowe wydłużenie godzin obsługi klientów w niektórych urzędach skarbowych wykazało, że blisko jedna czwarta petentów korzystała z usług po standardowych godzinach pracy. Pilotażowe programy prowadzone na Mazowszu w roku poprzedzającym reformę potwierdziły wzrost satysfakcji użytkowników nawet o czterdzieści procent dzięki większej dostępności usług.
Perspektywy: Wyzwania i korzyści nowego systemu
Wprowadzenie elastycznych godzin pracy urzędów niesie ze sobą zarówno nadzieje na poprawę jakości obsługi, jak i obawy dotyczące organizacji pracy personelu. Z danych Głównego Urzędu Statystycznego wynika, że większość pracowników administracji publicznej to kobiety między trzydziestym a pięćdziesiątym piątym rokiem życia, często godzące obowiązki zawodowe z opieką nad rodziną. To właśnie one mogą odczuć skutki przeciążenia związane z pracą po godzinach lub zmianowym systemem zatrudnienia.
Związek Zawodowy Pracowników Administracji Publicznej sygnalizuje ryzyko niedoborów kadrowych zwłaszcza w mniejszych miejscowościach, gdzie pozyskanie dodatkowego personelu może być problematyczne. Wymóg utrzymania dyżurów do godziny osiemnastej raz w tygodniu może wymagać reorganizacji lub zwiększenia zatrudnienia.
Z kolei analizy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych wskazują na potencjalne korzyści dla obywateli – przewiduje się między innymi piętnastoprocentową redukcję liczby wniosków o przedłużenie terminów oraz trzydziestoprocentowy spadek kolejek w porannych godzinach. Lepsze rozłożenie ruchu petentów ma też wpłynąć pozytywnie na komfort pracy urzędników i jakość świadczonych usług.
Zainteresowania Czytelnika: Jak zmiany wpłyną na codzienność?
Dla przeciętnego Polaka reforma oznacza koniec konieczności brania urlopu czy zwolnień lekarskich tylko po to, by załatwić sprawę w urzędzie. Osoba zatrudniona na typowy etat od dziewiątej do siedemnastej będzie mogła odwiedzić urząd między innymi w środy – dniu obowiązkowego wydłużonego czasu pracy – aż do godziny osiemnastej lub skorzystać z porannego okna już od siódmej rano przed rozpoczęciem własnej zmiany.
Integracja nowych ram czasowych z cyfryzacją procesów administracyjnych dodatkowo usprawni obsługę petentów. Już od kwietnia 2025 roku ponad trzysta tysięcy pracowników administracji będzie korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów, co ma skrócić czas realizacji formalności średnio o prawie połowę.
Mimo entuzjazmu społecznego wobec zmian – sondaże CBOS pokazują, że aż siedemdziesiąt trzy procent Polaków popiera reformę – tylko czterdzieści jeden procent wierzy jednak w jej skuteczne wdrożenie. To sygnał dla rządu i administracji o konieczności konsekwentnego nadzorowania procesu oraz transparentnej komunikacji z obywatelami.
Podsumowanie
Reforma dotycząca elastycznych godzin pracy urzędów to krok milowy na drodze do modernizacji polskiej administracji publicznej. Dzięki niej petenci zyskają realną możliwość załatwiania spraw bez rezygnacji z obowiązków zawodowych czy rodzinnych. Cyfryzacja oraz nowe ramy czasowe mają przełamać biurokratyczną inercję i poprawić relacje między administracją a obywatelami.
Pytanie pozostaje jednak otwarte: czy rząd rzeczywiście sprosta wyzwaniom wdrożenia tych zmian? Odpowiedź poznamy już niebawem wraz z pierwszymi raportami Ministerstwa Cyfryzacji podsumowującymi efekty reformy na koniec drugiego kwartału 2026 roku. Tymczasem warto śledzić rozwój sytuacji i przygotować się na nową jakość obsługi publicznej dostępnej także po godzinach tradycyjnej pracy.
