Przepisy podatkowe nakładają na podatników obowiązek przechowywania dokumentów podatkowych przez określony czas. Długość tego okresu może być różna w zależności od rodzaju dokumentów i rodzaju podatków, których dotyczą. W niniejszym artykule omówimy, jak długo należy przechowywać dokumentację podatkową w Polsce.
Spis treści:
Jakie dokumenty kontroluje fiskus?
Podczas kontroli podatkowej, urzędnicy skarbowi mogą sprawdzić różne dokumenty związane z rozliczeniem podatków. Do najczęściej kontrolowanych dokumentów należą:
- Formularz PIT-11 – informacja pracodawcy o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.
- Formularz PIT-8C – informacja o dochodach z kapitałów pieniężnych oraz o wypłacanym stypendium.
- Dokumenty potwierdzające przychody uzyskane za granicą, np. z odsetek lub dywidend.
- Dokumenty świadczące o pomniejszeniu osiągniętego dochodu, np. o wartość darowizny.
- Dokumenty dotyczące odliczenia wyższych niż zryczałtowane kosztów uzyskania przychodów.
Warto pamiętać, że lista kontrolowanych dokumentów może być dłuższa i zależy od konkretnej sytuacji podatnika.
Jak długo należy przechowywać dokumenty podatkowe?
Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, dokumenty podatkowe powinny być przechowywane przez określony okres. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że dokumenty za pomocą których zostało wypełnione zeznanie PIT za dany rok, powinny być przechowywane do końca 5 lat po tym roku.
Przykład: Jeśli zeznanie PIT za rok 2020 zostało złożone w terminie, dokumenty dotyczące tego rozliczenia powinny być przechowywane do końca 2025 roku.
W przypadku podatników rozliczających się za pośrednictwem internetu, należy pamiętać o przechowywaniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) przez ten sam okres. UPO można wygodnie przechowywać w systemie Moje Centrum Podatnika.
Kto musi przechowywać dokumenty dłużej niż 5 lat?
W niektórych przypadkach podatnicy muszą przechowywać dokumenty podatkowe dłużej niż 5 lat. Dotyczy to przede wszystkim osób rozliczających stratę z ubiegłych lat lub osiągających przychody ze sprzedaży akcji.
Jeżeli podatnik prowadził działalność gospodarczą, która zakończyła się stratą, dokumenty związane z tą działalnością powinny być przechowywane przez okres 5 lat od roku, w którym złożono ostatnie zeznanie podatkowe dotyczące tej działalności. W przypadku sprzedaży akcji, dokumenty dotyczące tej transakcji powinny być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku, w którym dokonano sprzedaży.
Warto pamiętać, że w niektórych sytuacjach przepisy podatkowe mogą przewidywać dłuższy okres przechowywania dokumentów. Dlatego zawsze warto sprawdzić aktualne przepisy i dostosować się do nich.
Co się stanie, jeśli nieprawidłowo przechowamy dokumenty podatkowe?
Niewłaściwe przechowywanie dokumentów podatkowych może spowodować problemy w przypadku kontroli skarbowej. Urzędnicy skarbowi mają prawo żądać przedstawienia dokumentów potwierdzających dochody i koszty uzyskania przychodów. Jeśli podatnik nie będzie w stanie dostarczyć tych dokumentów lub ich brak będzie wskazywał na nieprawidłowości w rozliczeniu, urząd skarbowy może nałożyć sankcje finansowe lub wszcząć postępowanie karne skarbowe.
Dlatego ważne jest, aby przechowywać dokumenty podatkowe zgodnie z obowiązującymi przepisami i przez odpowiedni okres czasu.
Jak przechowywać dokumenty podatkowe?
Aby dokumenty podatkowe były bezpieczne i łatwo dostępne w przypadku kontroli skarbowej, warto zastosować się do kilku zasad przechowywania:
- Uporządkowanie – dokumenty powinny być przechowywane w porządku chronologicznym, uporządkowane według lat i rodzaju podatków.
- Zabezpieczenie – ważne dokumenty powinny być przechowywane w miejscu bezpiecznym, np. w sejfie lub w specjalnych teczkach zamykanych na klucz.
- Kopia zapasowa – warto zrobić kopię zapasową dokumentów podatkowych, np. skanując je i przechowując na komputerze lub w chmurze.
- Oznaczenie – dokumenty powinny być oznaczone odpowiednimi informacjami, takimi jak rok, rodzaj podatków, itp., aby łatwo je zidentyfikować.
- Przechowywanie elektroniczne – w przypadku dokumentów elektronicznych, warto zastosować system zarządzania dokumentacją elektroniczną, który pozwoli na łatwe wyszukiwanie i archiwizację.
Ważne jest również pamiętanie o ochronie danych osobowych zawartych w dokumentach podatkowych. Należy dbać o ich poufność i zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych.
Podsumowanie
Przechowywanie dokumentów podatkowych przez odpowiedni okres czasu jest ważnym obowiązkiem podatników. Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, dokumenty powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W niektórych przypadkach, takich jak rozliczanie straty z ubiegłych lat lub dochody z akcji, okres przechowywania może być dłuższy.
Niewłaściwe przechowywanie dokumentów podatkowych może skutkować sankcjami finansowymi lub postępowaniem karnej skarbowej. Dlatego ważne jest zastosowanie się do przepisów i przechowywanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Pamiętaj, że niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku wątpliwości lub konkretnych problemów związanych z przechowywaniem dokumentów podatkowych, zalecamy skonsultowanie się z profesjonalistą, takim jak doradca podatkowy czy prawnik specjalizujący się w prawie podatkowym.
