W prowadzeniu działalności gospodarczej przedsiębiorcy często spotykają się z koniecznością dokonywania poprawek na wystawionych fakturach. W takich sytuacjach istnieją dwa dokumenty, które mogą zostać wykorzystane do skorygowania błędów – faktura korygująca i nota korygująca. W tym artykule przedstawimy najważniejsze informacje dotyczące noty korygującej w 2024 roku.
Spis treści:
Czym jest nota korygująca?
Nota korygująca jest dokumentem, który służy do dokonania poprawek na fakturach. Jest to szczególnie istotne, gdy wystawiona faktura zawiera błąd, który wymaga korekty. Nota korygująca ma za zadanie sprostować wszelkie nieprawidłowości na fakturze i dostarczyć odpowiednie informacje dotyczące wymaganych zmian.
Co zawiera nota korygująca?
Nota korygująca powinna zawierać podstawowe informacje dotyczące korekty, takie jak:
- Dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy – włącznie z nazwą, adresem i numerem identyfikacji podatkowej.
- Numer faktury lub dokumentu, który jest korygowany.
- Data wystawienia pierwotnej faktury.
- Data wystawienia noty korygującej.
- Opis dokonywanej korekty – np. zmiana wartości, ilości towaru lub usługi, korekta danych klienta itp.
- Kwoty brutto, netto i podatku VAT przed i po korekcie.
- Nowe wartości, ilości lub inne dane, które mają zastąpić oryginalne dane.
Nota korygująca do faktury – kto ją wystawia?
W przypadku, gdy fakturę wystawił sprzedawca, to on również powinien wystawić notę korygującą. Sprzedawca ma obowiązek poprawienia błędów, które znalazły się na wystawionej fakturze. W praktyce oznacza to, że sprzedawca musi dostarczyć nabywcy poprawioną fakturę w postaci noty korygującej.
Natomiast, jeśli fakturę wystawił nabywca, to to on ma obowiązek wystawić notę korygującą. Nabywca może dokonać poprawek na fakturze, jeżeli wystąpiły błędy lub nieprawidłowości. W takim przypadku, nota korygująca powinna być dostarczona sprzedawcy.
Faktura korygująca zamiast noty korygującej
Choć nota korygująca jest najczęściej stosowanym dokumentem do dokonywania poprawek na fakturach, istnieje również druga opcja – faktura korygująca. Faktura korygująca różni się od noty korygującej przede wszystkim tym, że ma charakter samodzielnej faktury. Oznacza to, że na fakturze korygującej znajdują się wszystkie informacje, które normalnie występują na fakturze sprzedażowej, a dodatkowo zawiera informacje dotyczące korekty.
W praktyce oznacza to, że faktura korygująca może zastąpić oryginalną fakturę sprzedażową. Wystawienie faktury korygującej jest konieczne, gdy zmieniane są istotne dane, takie jak wartość towarów lub usług, ilość, stawka VAT itp.
Kiedy wystawić notę korygującą?
Wystawienie noty korygującej jest konieczne, gdy na fakturze wystąpiły błędy lub nieprawidłowości, które wymagają korekty. W praktyce oznacza to, że notę korygującą należy wystawić jak najszybciej po zauważeniu błędu na fakturze. Ważne jest, aby dokładnie opisać w notatce, jakie zmiany należy wprowadzić i dlaczego.
Warto zaznaczyć, że w niektórych przypadkach wystawienie noty korygującej może mieć również wpływ na rozliczenia podatkowe. Dlatego ważne jest, aby skonsultować się z profesjonalistą lub księgowym, który pomoże określić, jakie są konsekwencje wystawienia noty korygującej w danym przypadku.
Akceptacja noty korygującej
Po wystawieniu noty korygującej, konieczne jest uzyskanie akceptacji od drugiej strony – sprzedawcy lub nabywcy. Akceptacja noty korygującej oznacza, że strona, która dokonała poprawek, potwierdza, że poprawki są zgodne z jej oczekiwaniami. W praktyce oznacza to, że strona, która otrzymała notę korygującą, musi potwierdzić, że zgadza się z dokonanymi zmianami.
W przypadku, gdy wystawiający notę korygującą nie otrzyma odpowiedzi od drugiej strony, można przyjąć, że nota korygująca została zaakceptowana. Jednak zaleca się zachowanie dokumentacji potwierdzającej wysłanie noty korygującej oraz ewentualne odpowiedzi.
Podsumowanie
Nota korygująca jest ważnym dokumentem, który umożliwia poprawienie błędów na fakturach. Wystawienie noty korygującej jest konieczne, gdy na fakturze wystąpiły nieprawidłowości wymagające korekty. W praktyce notę korygującą może wystawić zarówno sprzedawca, jak i nabywca, w zależności od tego, kto wystawił oryginalną fakturę. W przypadku braku akceptacji noty korygującej, zaleca się zachowanie dokumentacji potwierdzającej wysłanie noty. Wystawianie noty korygującej w systemie wFirma.pl jest łatwe i wygodne, zapewniając pełną kontrolę nad dokumentacją księgową.
