KSeF – kogo dotyczy obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnokrajowy program informatyczny wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, który rewolucjonizuje proces wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych w Polsce. Ten system umożliwia przedsiębiorcom generowanie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, przyczyniając się do usprawnienia obrotu gospodarczego i eliminacji tradycyjnej papierowej dokumentacji. W tym artykule dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o KSeF i jak wpływa on na polskie przedsiębiorstwa.

Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to innowacyjny system teleinformatyczny, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie elektronicznym. Jego głównym celem jest centralizacja procesu rejestracji faktur, eliminując tradycyjne metody przesyłania dokumentów papierowych. Dzięki temu, przedsiębiorcy mogą korzystać z systemu, generując, wysyłając i przechowując faktury w sposób bardziej efektywny i zgodny z najnowszymi standardami.

Korzyści z korzystania z KSeF

Przejście na Krajowy System e-Faktur przynosi szereg korzyści dla przedsiębiorców. Oto niektóre z najważniejszych:

1. Oszczędność czasu i kosztów: Eliminacja tradycyjnych faktur papierowych pozwala zaoszczędzić czas i środki finansowe związane z drukowaniem, wysyłaniem i przechowywaniem dokumentów.
2. Szybkość i bezpieczeństwo przesyłania: Dzięki elektronicznemu formatowi, faktury mogą być przesyłane niemal natychmiastowo, zapewniając szybkie rozliczenia i unikając opóźnień związanych z tradycyjnymi metodami.
3. Zgodność z przepisami: KSeF jest zgodny z najnowszymi przepisami prawnymi dotyczącymi fakturowania elektronicznego, zapewniając przedsiębiorcom pełne bezpieczeństwo prawne.
4. Łatwość przetwarzania danych: Strukturalny format faktur ułatwia automatyczne przetwarzanie danych przez systemy księgowe, co minimalizuje ryzyko błędów ludzkich i usprawnia procesy księgowe.
5. Rzetelność i przejrzystość: Elektroniczne faktury ustrukturyzowane są czytelne i łatwe do interpretacji, co eliminuje możliwość popełnienia błędów przy odczycie tradycyjnych faktur papierowych.

Kto jest objęty obowiązkiem korzystania z KSeF?

Ministerstwo Finansów wprowadziło stopniowy harmonogram obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Oto terminy, które należy wziąć pod uwagę:

• Dobrowolne korzystanie: Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF, co pozwala im przygotować się na pełne wdrożenie systemu.
• Czynni podatnicy VAT: Od 1 lipca 2024 roku czynni podatnicy VAT będą zobowiązani do korzystania z KSeF. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT i prowadzą działalność gospodarczą objętą tym podatkiem.
• Podatnicy zwolnieni z VAT: Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT będą musieli korzystać z KSeF. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT, ale nadal są zobowiązani do wystawiania faktur.

Warto zauważyć, że korzystanie z KSeF nie dotyczy sprzedaży detalicznej i transakcji B2C, gdzie wystawianie faktur elektronicznych nie jest wymagane.

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

KSeF działa na zasadzie generowania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Proces korzystania z systemu obejmuje kilka kluczowych kroków:

1. Generowanie faktur: Przedsiębiorca używa zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego, aby wygenerować fakturę w formacie XML zgodnym z wymaganiami KSeF.
2. Weryfikacja i nadanie numeru: System KSeF weryfikuje poprawność danych zawartych w fakturze i nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny.
3. Urzędowe poświadczenie odbioru: Wystawca faktury otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), potwierdzające, że faktura została poprawnie przekazana do systemu.
4. Dostęp dla odbiorcy: Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury. System zapewnia bezpieczny dostęp do danych tylko uprawnionym użytkownikom.
5. Przechowywanie faktur: KSeF umożliwia przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, zapewniając łatwy dostęp do dokumentów i eliminując konieczność przechowywania tradycyjnych faktur papierowych.

Jak się przygotować do korzystania z KSeF?

Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie korzystają z KSeF, powinni rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu. Oto kilka istotnych kroków, które należy podjąć:

1. Zapoznanie się z przepisami: Przeczytaj ustawę o VAT oraz inne przepisy dotyczące fakturowania elektronicznego, aby zrozumieć wymagania i obowiązki związane z korzystaniem z KSeF.
2. Sprawdzenie zgodności oprogramowania: Upewnij się, że używane przez Ciebie oprogramowanie finansowo-księgowe jest zgodne z KSeF i umożliwia generowanie faktur w formacie XML.
3. Szkolenie pracowników: Prześlij swoim pracownikom odpowiednie szkolenia związane z KSeF, aby zapewnić, że wszyscy będą kompetentni w korzystaniu z systemu.
4. Zaplanowanie czasu na migrację: Ustal plan migracji na KSeF, który uwzględnia dostosowanie systemów i procesów w Twojej firmie do nowego sposobu fakturowania.
5. Współpraca z dostawcami: Skontaktuj się z dostawcami i kontrahentami, aby poinformować ich o swoim planie wdrożenia KSeF i upewnić się, że są gotowi na nowy system.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to przełomowy program informatyczny, który zmienia sposób wystawiania i otrzymywania faktur w Polsce. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na obowiązkowe korzystanie z KSeF według harmonogramu wprowadzonego przez Ministerstwo Finansów. System ten przynosi liczne korzyści, takie jak oszczędność czasu i kosztów, zwiększenie bezpieczeństwa i zgodność z przepisami. Aby skutecznie wdrożyć KSeF, przedsiębiorcy powinni zapoznać się z przepisami, dostosować oprogramowanie, przeszkolić pracowników i zaplanować migrację na system. Dzięki temu będą gotowi na nową erę fakturowania elektronicznego i będą mogli czerpać korzyści z nowoczesnych technologii w swoim biznesie.