W prowadzeniu rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) bardzo ważne jest prawidłowe składanie dokumentów rozliczeniowych. Czasami jednak zdarza się, że po przekazaniu deklaracji do ZUS-u konieczne staje się dokonanie korekty. Może to wynikać z różnych przyczyn, takich jak zmiana wysokości wynagrodzenia pracownika czy składek do ZUS-u. Jak więc dokonać korekty raportu imiennego w płatniku składek?
Spis treści:
Deklaracje rozliczeniowe w ZUS
Przed przejściem do omówienia sposobu dokonywania korekty raportu imiennego, warto poznać podstawowe dokumenty rozliczeniowe składane do ZUS-u. Wśród formularzy przekazywanych do ZUS-u wyróżniamy:
- Deklarację rozliczeniową ZUS DRA – służy ona do rozliczenia składek oraz świadczeń wypłaconych przez płatnika w danym miesiącu.
- Imienne raporty miesięczne:
- ZUS RCA – zawiera informacje o naliczonych składkach i wypłaconych świadczeniach. Tworzony jest za każdą osobę, która oprócz ubezpieczenia zdrowotnego podlega również innym ubezpieczeniom.
- ZUS RZA – druk ten obowiązywał do końca 2021 roku. Zawierał należne składki na ubezpieczenie zdrowotne dla osób, które podlegają jedynie temu ubezpieczeniu. Obecnie wszystkie dane dotyczące składek na ubezpieczenie zdrowotne wykazuje się na raporcie ZUS RCA.
- ZUS RSA – zawiera informacje o przerwach w opłacaniu składek i wypłaconych świadczeniach.
Ważne jest, aby każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników, regularnie składał do ZUS-u deklaracje rozliczeniowe, uwzględniając terminy przekazywania dokumentów ustalone przez ZUS.
Terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych
Przed 2022 rokiem terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS-u były następujące:
- Do 5. dnia kolejnego miesiąca – jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze.
- Do 10. dnia kolejnego miesiąca – osoby opłacające składki tylko za siebie.
- Do 15. dnia kolejnego miesiąca – pozostali płatnicy.
Od stycznia 2022 roku terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych uległy zmianie:
- Do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych.
- Do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną.
- Do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.
Korekta raportu imiennego w płatniku składek
Czasami zdarza się, że po przekazaniu raportu imiennego do ZUS-u konieczna staje się jego korekta. Przyczyną może być np. błąd w wprowadzonych danych lub zmiana wysokości składek lub wynagrodzenia pracownika. Jak więc dokonać korekty raportu imiennego w płatniku składek?
Przykład 1: Korekta raportu imiennego związana ze zwolnieniem lekarskim
Załóżmy, że pracownik o imieniu Monika 5 marca 2022 r. wręczyła pracodawcy zwolnienie lekarskie z powodu ciąży. Po przeprowadzeniu kontroli ZUS uznał umowę Moniki za pozorną. W takiej sytuacji pracodawca musi wyrejestrować Monikę z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) oraz dokonać korekty raportów imiennych ZUS RCA i ZUS RSA, wyzerowując wymiar składek za okres, w którym Monika przebywała na zwolnieniu lekarskim. Do korekt raportów imiennych należy załączyć również skorygowaną deklarację ZUS DRA.
Przykład 2: Korekta raportu imiennego w związku z uznaniem umowy o pracę
Załóżmy teraz, że pracownik o imieniu Grzegorz pierwotnie był zatrudniony na podstawie umowy zlecenia, ale po przeprowadzonej kontroli ZUS uznał tę umowę za umowę o pracę. W takiej sytuacji pracodawca musi dokonać wyrejestrowania Grzegorza z ZUS-u z dotychczasowym kodem ubezpieczenia i ponownie zgłosić go do ZUS-u z prawidłowym kodem. Oprócz tego konieczne jest skorygowanie wynagrodzenia pracownika z uwzględnieniem zmiany w opłacanych składkach i zaliczce na podatek dochodowy. W przypadku, gdy pracownik był ubezpieczony jedynie zdrowotnie, należy skorygować raport imienny ZUS RZA i raport imienny ZUS RCA. Jeżeli pracownik podlegał również innym ubezpieczeniom, konieczne jest skorygowanie również deklaracji ZUS DRA.
Przykład 3: Korekta raportu imiennego związana ze zwolnieniem lekarskim po dacie rozliczenia
Załóżmy, że pracownica o imieniu Marta przebywała na zwolnieniu lekarskim od 8 do 28 stycznia 2022 r., jednak wypadek został stwierdzony po przekazaniu dokumentów rozliczeniowych do ZUS-u za styczeń. W takiej sytuacji pracodawca musi skorygować raport imienny ZUS RSA za luty, w którym zostało wykazane wynagrodzenie chorobowe wypłacone za styczeń.
Należy również skorygować raport imienny ZUS RCA dla Marty, wykluczając z niego zasiłek chorobowy, który nie wchodzi do podstawy ubezpieczenia zdrowotnego. Dodatkowo, konieczne jest skorygowanie deklaracji ZUS DRA, w której zmienia się kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz część dotycząca zasiłku. Wszystkie te skorygowane dokumenty należy przekazać do ZUS-u.
Przykład 4: Korekta deklaracji ZUS DRA związana z zasiłkiem macierzyńskim
Załóżmy, że przedsiębiorczyni o imieniu Iwona prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Urodziła ona dziecko 13 grudnia 2021 r., ale decyzję o przyznaniu zasiłku macierzyńskiego otrzymała dopiero pod koniec stycznia 2022 r. W związku z tym musiała złożyć deklarację ZUS DRA za grudzień i opłacić ją w pełnej wysokości.
Po otrzymaniu decyzji z ZUS-u o przyznaniu zasiłku macierzyńskiego od 13 grudnia 2021 r., Iwona musiała stworzyć korektę deklaracji ZUS DRA, wykazując w niej proporcjonalnie naliczone składki społeczne do dnia porodu oraz składkę zdrowotną w pełnej wysokości. Korekta deklaracji ZUS DRA jest jedynym dokumentem, jaki składa Iwona, ponieważ nie zatrudnia pracowników.
Przykład 5: Korekta wynagrodzenia pracownika
Wreszcie, załóżmy, że pracodawca przekazał do ZUS-u komplet dokumentów rozliczeniowych za luty 2022 r., ale następnie dokonał korekty wynagrodzenia jednego z pracowników. W takiej sytuacji konieczne jest dokonanie korekty raportu imiennego ZUS RCA dla tego pracownika, uwzględniając zmienione wynagrodzenie.
Podsumowanie
Dokonywanie korekty raportu imiennego w płatniku składek jest niezbędne w przypadku wystąpienia błędów lub zmian w danych pracowników. W celu dokonania korekty, należy stworzyć nowy dokument zawierający poprawne informacje. W zależności od rodzaju korekty, może być konieczne skorygowanie również innych dokumentów rozliczeniowych, takich jak raporty imienne czy deklaracje ZUS DRA. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub trudności, zawsze warto skonsultować się z ZUS-em, aby zapewnić prawidłowe rozliczenie składek.
