W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, niekiedy może zdarzyć się sytuacja, w której nie posiadamy dokumentów i faktur dotyczących pewnych wydatków. W takim przypadku, istnieje jednak możliwość rozliczenia tych wydatków za pomocą tzw. dowodów zastępczych. W niniejszym artykule omówimy, jakie są zasady i procedury rozliczania nieudokumentowanych wydatków w spółce z o.o.
Spis treści:
Dowody zastępcze a rozliczanie wydatków
Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (u.o.r.), w przypadku braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych. Dowody te powinny być sporządzone przez osoby odpowiedzialne za dokonywanie tych operacji.
W przypadku spółki z o.o., prezes spółki, jako kierownik jednostki, ma prawo zarządzić ujęcie wydatków w księgach na podstawie dowodu zastępczego. Warto jednak pamiętać, że dowód taki powinien być sporządzony i zadekretowany zgodnie z ogólnymi zasadami. Co więcej, taki dowód zastępczy może stanowić podstawę do rozliczenia poniesionych kosztów na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych.
Podobne stanowisko wyrażono również w interpretacji Ministra Finansów z 16 kwietnia 2014 r., ITPB3/423-25/14/PS. Zatem, jeśli nie mamy możliwości uzyskania dokumentów i faktur, możemy zaproponować właścicielowi lub prezesowi spółki, aby zwrócił pieniądze do spółki. Jednakże, przypisanie tych środków jako przychód wymagać będzie porozumienia z osobą, której wydatki zostały wypłacone.
W przypadku, gdy nie możemy wystawić dowodu zastępczego, wydatki pozostają nieudokumentowanymi należnościami spółki. W takim przypadku, jedyną właściwą drogą będzie dochodzenie tych nienależnych kwot przed sądem cywilnym.
Przedstawienie dowodów zastępczych
W przypadku sporządzania dowodów zastępczych, istotne jest przestrzeganie pewnych zasad i wymagań. Poniżej przedstawiamy kroki, które należy podjąć w celu przygotowania i przedstawienia takiego dowodu:
- Opis operacji gospodarczej: Na początku dowodu zastępczego należy dokładnie opisać operację gospodarczą, która dotyczy danego wydatku. Należy wskazać, jaki cel miała ta operacja oraz jakie korzyści przyniosła spółce.
- Data i miejsce operacji: Następnie, należy podać dokładną datę i miejsce, w którym operacja została przeprowadzona.
- Kwota wydatku: W tym miejscu należy podać dokładną kwotę wydatku oraz walutę, w jakiej został on dokonany.
- Osoba odpowiedzialna: Wskazanie osoby odpowiedzialnej za dokonanie operacji gospodarczej jest niezbędne. Należy podać imię i nazwisko tej osoby oraz jej stanowisko w spółce.
- Podpis osoby odpowiedzialnej: Osoba odpowiedzialna za operację powinna podpisać dowód zastępczy. Podpis powinien być czytelny i zgodny z podpisem osoby na innych dokumentach spółki.
Rozliczenie nieudokumentowanych wydatków
Po sporządzeniu dowodu zastępczego, można przystąpić do rozliczenia nieudokumentowanych wydatków w księgach spółki. W celu prawidłowego rozliczenia, należy postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowości.
Należy również pamiętać, że rozliczenie takiego wydatku może być podstawą do ujęcia kosztu na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). W przypadku rozliczania nieudokumentowanych wydatków, warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, aby upewnić się, że postępujemy zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Podsumowanie
Rozliczanie wydatków w spółce z o.o., do których nie posiadamy dokumentów i faktur, jest możliwe dzięki zastosowaniu dowodów zastępczych. Dowody te powinny być sporządzone zgodnie z obowiązującymi przepisami i zadekretowane przez osobę odpowiedzialną za operację gospodarczą. Należy jednak pamiętać, że nieudokumentowane wydatki powinny być ostatecznie uregulowane, na przykład poprzez zwrot pieniędzy do spółki. W celu prawidłowego rozliczenia nieudokumentowanych wydatków, warto skonsultować się z ekspertem, który pomoże nam postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowości i podatkowymi.
